Alles was man braucht.
TOM bietet Ihnen alle wichtigen Funktionen, die Sie zur Vermittlung von Kindertagespflegepersonen und Kita’s benötigen!
Alle Funktionen kurz vorgestellt.
Adressen
Eines der beiden Kernelemente von TOM ist die effizient gestaltete Adressverwaltung. In diesem Bereich haben Sie Zugriff auf Tageseltern, Eltern und Ihre Kinder. Neben den Basis-Kontaktdaten wie Name, Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adressen können Sie hier alle wichtigen Daten der KTPP verwalten:
- Geburtsdatum, Nationalität, Haustiere, Herkunft, Eigene Kinder
- Altersgruppe (von/bis), Sprachen
- Vermittlungsprofil, Pflegeerlaubnis, Betreuungszeiten, Platzangebot
TOM beinhaltet eine integrierte Dokumentenverwaltung und ein Qualifikationsmanagement. Außerdem haben Sie hier immer den Kontaktverlauf mit der Person im Blick und können Ihre Hausbesuche detailliert dokumentieren. Hier gibt es zahlreiche Datenfelder für Umgebung, Betreuungsbereich außen und Innen, Schlafbereich, Besonderheiten, etc.
Neben den Datensätzen des Kindertagespflegepersonen verwalten Sie hier auch die Datensätze der Eltern und deren Kinder. So haben Sie alle Kontakte zentral an einer Stelle!
Vermittlungsaufträge
Neben der Adressverwaltung sind die Vermittlungsaufträge das zweite wichtige Kern-Element von TOM. Damit wird die Betreungsplatzvergabe und Verwaltung zum Kinderspiel.
Die auf einem in Ihrer Website integrierten Formular Online erfassten Vermittlungsaufträge landen automatisch in der TOM-Datenbank. Eltern können hierbei Orte, Ortsteile, Sprachwünsche, Betreungszeiten etc. angeben.
Der Suchalgoritmus berücksichtigt diese Wünsche und schlägt automatisch geeignetes Pflegepersonal vor.
Mit einem Klick schlagen Sie den Eltern eine passende Tagesmutter, eine frei gewordene Kita-Stelle vor und alle beteiligten erhalten auf Wunsch automatisch eine E-Mail.
TOM bietet die Möglichkeit, die E-Mails vor Versand noch zu bearbeiten, oder statistische Daten zu erfassen, wenn die Eltern beispielsweise privat eine Lösung für die Betreung Ihrer liebsten organisieren konnten. Der Vermittlungs- und Kontakverlauf ergänzt die Fall-Verwaltung von TOM zu einer vollständigen Falldokumentation.
Postausgang, E-Mail-Funktion
Über die Adressverwaltung können Sie steuern, welche Daten Ihres Adress-Datensatzes TOM in E-Mails verwenden darf, denn oft haben die Tagesmütter hier ganz unterschiedliche Wünsche.
Sollten die Vorlage-Texte einmal nicht optimal für einen Einzelfall sein oder Informationen fehlen, können Sie in den von TOM generierten Mails vor Versand noch eine persönliche Notiz einfügen, oder einen Anhang anfügen, wenn dies im Einzelfall notwendig ist.
Statistik
Die mit TOM verwalteten Daten können Sie jederzeit statistisch auswerten lassen. Sie erhalten jederzeit umgehend Auskunft darüber, wieviele Kinder vermittelt wurden, wieviele noch in Bearbeitung sind, wieviele Kindertagespflegepersonen Sie insgesamt verwalten, etc.
Kurz gesagt, alle statistischen Daten, die Sie für Ihren Träger, oder Ihre Kommune benötigen, bekommen Sie mit einem Klick angezeigt!
Benutzerverwaltung
In der Benutzerverwaltung können Sie sowohl die Berechtigungen für Ihre eigenen Mitarbeiter, als auch die Login-Accounts der Eltern steuern und beispielsweise Passwörter zurück setzen, sollten diese mal vergessen worden sein, oder veraltete E-Mail-Adressen aktualisieren.
